Verbrennen Sie das Notizbuch. Warum Papier Ihnen Aufträge stiehlt
Ein Notizbuch kostet nichts – bis Sie zählen, wie viele Aufträge es Sie gekostet hat. In einem Unternehmen mit täglichen Aufmaßen, Angeboten und Anrufen wird Papier zum teuersten Werkzeug im Büro.
Wo das Notizbuch Geld verliert
Werfen Sie einen Blick auf einen gewöhnlichen Tag in einem Unternehmen, das Jalousien, Fenster oder Möbel nach Maß verkauft. Morgens kam eine E-Mail, mittags haben zwei Leute angerufen, abends schrieb jemand in den Website-Chat. Der Verkäufer hat alle ins Notizbuch eingetragen – oder hatte es zumindest vor. Der Aufmesser ist zur Baustelle gefahren und hat die Maße als Foto per WhatsApp geschickt. Der Buchhalter wartet darauf, dass ihm jemand sagt, wer die Anzahlung bar bezahlt hat.
In diesem Ablauf versickert Geld an vier Stellen:
- Anfrage ohne Antwort. Der Kunde hat nach dem Preis gefragt und am selben Tag keine Antwort bekommen. Morgen fragt er die Konkurrenz – und die antwortet zuerst.
- Aufmaß auf dem Zettel. Die Maße wandern vom Notizblock in Excel und von Excel ins Angebot. Jedes Abtippen ist eine Chance, sich um einen Zentimeter zu vertun – und das Produkt auf eigene Kosten neu zu fertigen.
- Die Anzahlung ist „irgendwo“. Einer hat das Bargeld genommen, ein anderer hat es notiert, auf dem Konto liegt eine dritte Zahlung ohne Auftragsnummer. Einen Monat später weiß niemand mehr, wer wem wie viel schuldet.
- Gewinn einmal im Monat. Was verdient wurde, sieht man erst am Monatsende beim Buchhalter. Entscheidungen über Werbung und Einstellungen werden blind getroffen.
Zahlen statt Bauchgefühl
Wir haben Darbo24 in einem Rigaer Unternehmen eingeführt, das seit 2001 am Markt ist. In drei Sommermonaten liefen 669 Aufträge über das Programm – rund zehn pro Arbeitstag. Die Hälfte davon lag unter 182 €. Das heißt: Die Hauptarbeit im Büro sind nicht Großprojekte, sondern ein Strom kleiner Aufträge, bei denen jeder Anruf und jedes Angebot Zeit kostet.
Bei zehn Aufträgen am Tag ist das Notizbuch schlicht überfordert. Niemand kann im Kopf behalten, wem am Donnerstag ein Rückruf versprochen wurde, wer am Freitag ein Aufmaß hat und wer noch 1 240 € schuldet.
Was sich ohne Notizbuch ändert
In Darbo24 wird jede Anfrage – E-Mail, Anruf oder Website-Chat – sofort zu einem Vorgang mit Zuständigem. Der Verkäufer markiert, was er getan hat: „Angebot verschickt“, „telefoniert“, „warten auf Antwort“ – und das Programm erinnert ihn nach zwei Tagen von selbst an den nächsten Kontakt. Die Zeile wechselt die Farbe: grün – bearbeitet, rot – Zeit anzurufen.
Der Aufmesser nimmt den Termin per Handy an und fotografiert das Aufmaßblatt – Darbo AI überträgt die Maße ins Angebot. Das Angebot wird nach Ihren Preislisten und Aufschlägen berechnet, nicht aus dem Gedächtnis. Anzahlungen und Zahlungen werden automatisch aus dem Kontoauszug den Aufträgen zugeordnet, und Einnahmen und Ausgaben sehen Sie jeden Tag.
Umstieg an einem Abend
Das Schwierigste beim Umstieg ist die Übernahme der alten Daten. In unserem Unternehmen wurden 2 316 Aufträge eines Jahres in einer Nacht aus dem alten System übernommen – samt Kunden und Dokumenten. Das Notizbuch müssen Sie nicht übertragen: Beginnen Sie mit den heutigen Anfragen und schließen Sie die alten Einträge ab, sobald sie bezahlt sind.
Testen Sie Darbo24 14 Tage kostenlos. Brauchen Sie nach zwei Wochen immer noch das Notizbuch, haben wir etwas nicht gut genug gemacht – und Sie zahlen nichts.
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Ist es schwer, auf Notizbuch und Excel zu verzichten?
Nein. Beginnen Sie mit neuen Anfragen in Darbo24, die alten schließen Sie wie gewohnt ab. Die Übernahme von Kunden und Aufträgen aus Excel oder Ihrer alten Software übernehmen wir.
Was, wenn die Mitarbeiter an Papier gewöhnt sind?
Darbo24 läuft auf dem Handy wie eine App. Für den Aufmesser ist es einfacher, das Blatt zu fotografieren, als es abends abzutippen – und für den Verkäufer, eine Erinnerung zu bekommen, als im Notizbuch zu suchen.